Як почати лист, якщо не знаєш кому пишеш? Поради та рекомендації

Знання

Як почати лист, якщо не знаєш кому пишеш?

Пошта є одним з найпоширеніших способів спілкування в сучасному світі. Але що робити, коли хочеться відправити лист, але не знаєш, кому саме?

Це може бути випадок, коли ти хочеш висловити свою думку, відправити скаргу або подяку, але не маєш певної особи, до якої можна звернутися. Знавати адресата може бути важливо, адже твій лист повинен досягти мети і бути сприйнятий правильно. Але не варто відчувати розчарування або припиняти писати лист, адже є декілька порад, які допоможуть тобі почати лист, незалежно від відсутності імені адресата.

Перший крок

Перш за все, розпочни свій лист головним. Наприклад, “Шановний співрозмовнику”, “Доброго дня” або “Вітаю”. Використовуй форму привітання, яка є найбільшістю формальною та поважною, якщо ти не знаєш, кому саме треба звертатися.

Як почати лист: конкретні поради для початківців

Відправка першого листа може бути легкою процедурою, якщо дотримуватися деяких основних порад:

1.

Визначте мету вашого листа: перед тим, як почати писати, зробіть собі ясним, чому ви відправляєте цей лист. Хочете дати інформацію, висловити подяку чи звернутися за допомогою – це важливо зазначити.

2.

Знайдіть відповідну адресу електронної пошти: першим кроком в написанні листа є визначення адресата. Якщо ви не знаєте кому пишете, спробуйте знайти контактні дані на офіційному веб-сайті організації, до якої ви хочете звернутися.

3.

Використовуйте професійну та ввічливу мову: важливо писати листи з повагою та шанобливістю. Уникайте суспільних скорочень або аргументів, які можуть вибудити негативні емоції.

4.

Вкажіть причину звернення в розумний спосіб: незалежно від мети вашого листа, важливо чітко виразити причину звернення і навести обґрунтування. Ви можете посилатися на попередні розмови, обставини, факти або просто викласти свої побажання.

5.

Пишіть коротко та зрозуміло: намагайтеся формулювати свої думки зрозуміло і лаконічно. Використовуйте просту мову та структуру, щоб звернення було ясним для читача.

Пам’ятайте, що написання листа – це ваша можливість засвідчити себе як ввічливу та компетентну людину. Відповідно, необхідно надсилати листи, які будуть всебічно підготовлені та оформлені з відповідною повагою до адресата. Бажаємо успіхів у початку вашої листової переписки!

Розкрийте суть вашого повідомлення

Розкрийте суть вашого повідомлення

Перед тим, як почати лист, важливо чітко сформулювати суть вашого повідомлення. Це допоможе вам зрозуміти, які саме питання або проблеми ви хочете висунути, і які точно пояснення або рекомендації ви очікуєте отримати.

Наприклад, якщо ви звертаєтесь до невідомої людини з проханням допомогти вам у вирішенні певного питання, вкажіть це у вашому повідомленні. Напишіть, на чому саме вам потрібна допомога, які кроки ви вже зробили для вирішення проблеми та як саме ви бажаєте, щоб вам допомогли.

У випадку, якщо ви хочете поінформувати особу про певну подію або новину, зазначте це в своєму повідомленні. Розкажіть коротко про подію або новину, яка вас хвилює, і поясніть, чому ви вирішили саме цій особі про це повідомити.

Важливо, щоб ваше повідомлення було зрозумілим й усвідомленим особі, якій ви пишете. Будьте ввічливими та конкретними у своєму висловлюванні. Використання таблиці або пунктів допоможе вам структурувати ваше повідомлення і зробити його більш лаконічним і зрозумілим.

Суть повідомлення:
  • Вирішення певної проблеми
  • Подія або новина, яку ви хочете поінформувати
  • Запит на допомогу
  • Інформування про певний проект або ідею
  • Запит на зустріч або співпрацю

Завершуючи своє повідомлення, зосередьтеся на тому, що ви очікуєте від особи, якій пишете. Завжди дякуйте за час і увагу, які вона вам відводить. Не забудьте підписатися під своїм листом і, якщо потрібно, надати контактну інформацію.

Використовуйте загальні привітання

Використовуйте загальні привітання

Коли ви не знаєте, кому саме пишете, важливо використовувати загальні привітання, щоб створити нейтральну та привітну атмосферу у своєму листі.

Один з найпоширеніших способів почати лист – це використовувати загальний вираз, такий як “Доброго дня” або “Привіт”. Ці привітання є дружніми та формальними, що робить їх відповідними навіть у випадку, коли ви не знайомі з отримувачем.

Уникайте використання привітань, що вимагають певних знань про отримувача, наприклад “З повагою до”, яке зазвичай використовується у бізнес-спілкуванні. Такі привітання можуть бути непристойними або неумісними, якщо ви не знаєте отримувача особисто.

Пам’ятайте, що загальні привітання є безпечною та ввічливою вибором, коли ви не знаєте, кому саме пишете.

Вказуйте мету вашого листа

Вказуйте мету вашого листа

Коли ви не знаєте кому саме призначений ваш лист, важливо вказати його мету чітко і коротко. Це допоможе адресату зрозуміти основну тему вашого повідомлення і швидше на нього відповісти.

Майте на увазі, що адресат може отримати багато листів щодня, тому важливо звернути його увагу відразу. Вказуйте мету в об’єкті листа або в першому реченні. Наприклад: “Про запит на співбесіду”, “Про можливість співпраці”, “Про розгляд моєї заявки” і т.д.

Дотримуючись цього правила, ви підвищуєте шанси, що ваш лист буде прочитаний і відповідью. За допомогою чіткої мети листа ви робите перше враження про свою пропозицію або запит.

Виберіть нейтральний тон

Виберіть нейтральний тон

Коли ви починаєте лист і не знаєте, кому саме надіслати, важливо використовувати нейтральний тон. Це допоможе побудувати ввічливе і професійне спілкування.

Ось кілька порад, які вам допоможуть вибрати нейтральний тон:

  • Уникайте особистих привітань чи звертань. Замість цього, використовуйте загальні форми привітань, наприклад “Доброго дня” або “Привіт”.
  • Утримуйтесь від використання виразів емоційного характеру, таких як смішні або саркастичні коментарі. Це може створити негативний враження або призвести до непорозумінь.
  • Обережно підходьте до використання загальних стереотипів або гендерних прикметників. Вони можуть викликати вразливість або образи.
  • Стежте за своїм мовленням і утримуйтеся від використання агресивних або образливих слів. Вони можуть спричинити конфлікт або негативну реакцію з боку отримувача.

Використовуючи нейтральний тон, ви проявляєте повагу до співрозмовника та підтримуєте ввічливе спілкування без зайвих непорозумінь.

Оцініть статтю